Der KSV 1870 hat in seiner jüngsten Pressemeldung vom 6.09.2025 berichtet, dass die Firmeninsolvenzen in den ersten drei Quartalen um 5,3 Prozent gestiegen sind. Für das gesamte Jahr hält der KSV 1870 sogar bis zu 7.000 Unternehmensinsolvenzen für möglich. Zwar gibt es einige wenige leicht positive Signale: die Entwicklung der Insolvenzen im dritten Quartal hat sich verlangsamt, die Anzahl der insolvenzbedingten Arbeitsplatzverluste gesunken und die Summe der Insolvenzschäden hat sich im Vergleich zum Vorjahr mehr als halbiert. Insgesamt steuert die österreichische Wirtschaft jedoch möglicherweise auf das dritte Jahr der Rezension nacheinander zu.

Von den bislang im Jahr 2025 gezählten 5.110 Firmeninsolvenzen ereignen sich in Handel, Bau und Gastronomie/Beherbergung die meisten Insolvenzen. Dort ist der Anteil der kleinen und mittleren Unternehmen hoch. Der KSV 1870 sieht in einer eher mäßigen Auftragslage, einem hohen Kostenniveau und dem Personalmangel (der die Auftragsannahme und damit Umsätze verhindert) wesentliche Ursachen für die Firmeninsolvenzen. Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) sind dem Risiko offener Forderungen besonders stark ausgesetzt, wenn die Auftragslage rückläufig oder schlecht ist. Häufig fehlen hier die Personen und die Werkzeuge, um in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten Liquidität und Cashflow auch durch geeignete Maßnahmen im Forderungsmanagement abzusichern.

Fünf Tipps zur Sicherung von Liquidität und Überlebensfähigkeit

1. Planen Sie Ihre Liquidität und Ihren Cashflow realistisch

Sehr häufig werden die Zahlungen der Kunden zu optimistisch eingeschätzt. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist leider häufiger „der Wunsch der Vater des Gedankens“. Planen Sie lieber konservativ. Auch Ihre Kunden befinden sich in einer vergleichbaren Lage wie Sie. Tendenziell ist mit einem verspäteten Zahlungseingang zu rechnen. Erfahrungsgemäß nimmt der Zahlungsverzug zu. Unternehmen versuchen den Lieferantenkredit möglichst lange zu nutzen.

2. Prüfen und verkürzen Sie die gewährten Zahlungsbedingungen, wo immer möglich[1]

In guten Jahren mit hohen Umsätzen und ausreichender Liquidität werden viele Unternehmen entweder bewusst großzügig oder etwas nachlässig bei der Gewährung von Zahlungszielen. Leider kommt es dabei öfter vor, dass gerade Kunden, die nicht die beste Bonität besitzen, vergleichsweise lange Zahlungsziele erhalten. Kürzere Zahlungsziele sorgen für einen schnelleren Liquiditätszufluss, reduzieren die Wahrscheinlichkeit eines Forderungsausfalls und Begrenzen den potenziellen Schaden im Falle einer Kundeninsolvenz.

3. Fakturieren Sie schnell und korrekt

Rechnungen, die nicht gestellt sind, werden auch nicht bezahlt. Jeder Tag, den Sie mit der Fakturierung warten geht zu Ihren Lasten. Organisieren Sie Ihre Prozesse so, dass Sie sofort nach Leistungserbringung auch die Rechnung stellen und zustellen können. Online-Händler machen uns das vor: Hier kommt die Rechnung häufig mit der Ware oder gar unmittelbar per E-Mail, sobald der Lieferant die Ware auf den Weg gebracht hat.

Achten Sie auch auf korrekte Fakturierung: Falsche Preise, unzutreffende Firmierung oder Ähnliches führen zu Rechnungsreklamationen. Häufig aber erst dann, wenn Sie ausbleibende Zahlung bei Fälligkeit gemahnt haben.

4. Verlieren Sie keine Zeit: Kümmern Sie sich um Ihre Zahlungseingänge unmittelbar bei Fälligkeit

Rechnungen, die Ihre Kunden am Fälligkeitstag noch nicht beglichen haben, sollten ohne Zeitverzug gemahnt werden. Jeder Tag, den Sie warten, kostet Sie Liquidität, erschwert die Beitreibung und erhöht das Risiko des Forderungsausfalls. Sogenannte Karenztage und feste Mahntage sind Relikte aus der Vergangenheit. Diese waren häufig anderen gesetzlichen Grundlagen oder den technischen Möglichkeiten geschuldet. In heutiger Zeit können wir Software nutzen, mit deren Hilfe wir mit wenigen Klicks eine Mahnung erstellen und nahezu kostenfrei an unsere Kunden verschicken können. Eine frühzeitige Erinnerung genügt oft, um eine vergessene oder übersehene Rechnung ins Gedächtnis zu rufen, die sofortige Zahlung zu veranlassen oder sie ermöglicht es Ihnen, ausfallgefährdete Kunden frühzeitig zu identifizieren und eine zufriedenstellende Lösung (z.B. Ratenplan oder Sicherheiten) zu finden.

5. Nehmen Sie frühe Warnsignale möglichst zuverlässig wahr

Kunden, die in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten, verändern Ihr Geschäftsgebaren. Bei fehlender Liquidität auf Kundenseite werden plötzlich lange Zahlungsziele wichtiger als niedrige Preise. Unter Umständen tendiert Ihr Kunde (für Sie überraschend) plötzlich bei Bestellungen auch zu den Vergleichsprodukten mit etwas geringerer Qualität und niedrigerem Preis oder auch zu Bestellmengen, die ihm keine Mengendegression bringen.

In angespannten Zeiten ändert sich aber auch das Kommunikationsverhalten der Kunden. Stress für die Verantwortlichen bleibt nicht ohne Folgen: Der Ton wird ein wenig rauer. Und bei Fälligkeiten erreichen Sie Ihre Kunden – entgegen den bisherigen Erfahrungen – überraschend zu den „üblichen Zeiten“ nicht mehr.

Wenn Sie das Gefühl haben, Ihrem Kunden geht es schlecht oder die Geschäftsbeziehung verschlechtert sich für Sie, dann ist das in aller Regel auch so. Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl und verifizieren Sie Ihren Eindruck. Zum Beispiel durch objektive, externe Informationen einer Auskunftei oder Warenkreditversicherung. Oder auch durch ein offenes und klärendes Gespräch mit dem Kunden. Je früher Sie wissen, wie es um Ihren Kunden bestellt ist, umso mehr Handlungsoptionen besitzen Sie.
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[1] Achten Sie dabei darauf, dass Sie dadurch keinen Umsatz verhindern. Zumindest nicht den Umsatz mit Kunden, die über eine ausreichend gute Bonität verfügen.

Die Lage der österreichischen Wirtschaft ist nicht rosig. Nach zwei Jahren Rezession befindet sich die österreichische Wirtschaft auch 2025 weiter unter Druck. Ein marginales Wachstum von etwa 0,1 % bedeutet allenfalls eine Stabilisierung auf niedrigem Niveau. Laut KSV 1870 mussten im ersten Halbjahr 2025 in Österreich 3.491 Unternehmen (+ 6 % gegenüber 2024) Insolvenz anmelden – davon wurden 1.318 Fälle (+ 10 %) mangels Kostendeckung nicht eröffnet. Bei den privaten Insolvenzen gab es gegenüber dem Vorjahreshalbjahr zwar einen Rückgang von 2,3 % auf 4.504 Schuldenregulierungsverfahren. Insgesamt gehen Wirtschaftsforscher aber nicht von einer Entspannung aus, da die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen weiterhin sehr schwierig bleiben. Unternehmen müssen daher auch in naher Zukunft mit Forderungsausfällen – sowohl im B2B- als auch im B2C-Geschäft – rechnen.

Forderungsausfälle sind teuer, teurer als man denkt …

Die Höhe von Forderungsausfällen wird häufig unterschätzt. Die nachfolgende Übersicht zeigt, dass zusätzlich zur Rechnungshöhe weitere Kostenpositionen zu berücksichtigen sind.

Der jeweilige Aufwand ist im Einzelfall natürlich davon abhängig, wie lange die Forderung offen bleibt, wie viele eigene Mahnaktivitäten Sie unternehmen, wie automatisiert Ihre Mahnprozesse sind, ob Sie anwaltliche und/oder gerichtliche Schritte einleiten müssen und ob der Schuldner die Ansprüche bestreiten wird. Der in der Übersicht ausgewiesene Gesamtschaden kann schnell einen noch deutlich höheren Prozentwert über dem offenen Rechnungsbetrag einnehmen.

Ja und, das gleichen wir dann aus!

Solche oder ähnliche Antworten hören Credit Manager häufiger, wenn sie mit Kollegen, z.B. aus dem Vertrieb, über mögliche Forderungsausfälle bei Schlechtzahlern oder insolvenzgefährdeten Kunden sprechen. Diesen Aussagen liegt das Denken zugrunde, dass zur Kompensation eines Forderungsausfalls genügt, einen zusätzlichen Umsatz in Höhe des Forderungsbetrags zu realisieren. Weit gefehlt!

Um den erforderlichen Mehrumsatz zu berechnen, müssen Sie Ihre Umsatzrendite zugrunde legen. Denn der entstandene Schaden kann nur aus den Gewinnanteilen, der zusätzlichen Aufträge ausgeglichen werden. Je geringer Ihre aktuelle Umsatzrendite ist, umso höher wird der erforderliche Mehrumsatz.

Wenn wir bei dem oben dargestellten Beispiel bleiben und eine Umsatzrendite von 10 Prozent unterstellen, dann müssen Sie einen Mehrumsatz von 200.000 Euro machen, um den reinen Forderungsbetrag auszugleichen. Zum Ausgleich des Gesamtschadens sind bereits 225.000 Euro erforderlich.

Wenn wir aber lediglich eine Umsatzrendite von 5 Prozent unterstellen, dann verdoppeln sich die erforderlichen Mehrumsätze auf 400.000€ bzw. auf 450.000 Euro. Ein solcher Mehrumsatz ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, beispielsweise für Handwerksbetriebe, schwerlich aus den Ärmeln zu schütteln. Ein Forderungsausfall von 20.000 Euro ist dagegen schnell eingetreten. Da reicht oft schon die Insolvenz einer Privatperson, bei dem der Installateur die Heizung modernisiert hat oder bei dem der Platten- und Fliesenleger das Badezimmer renoviert hat. Hinzu kommt, dass ausgerechnet in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, die Umsatzrenditen geringer ausfallen. Forderungsausfälle schlagen dann umso heftiger zu Buche.

Der klügere Unternehmer baut vor

Das was wir bis jetzt im Einzelfall betrachtet haben, sollten Sie auch in einer Gesamtbetrachtung würdigen. Einerseits ist zu berücksichtigen, dass der Anteil der Folgeinsolvenzen, weil es keine offiziell erfassten statistischen Werte gibt, sehr häufig in Größenordnungen zwischen einem Viertel und einem Drittel aller Unternehmensinsolvenzen geschätzt wird. Andererseits haben nicht ausgeglichene Forderungsausfälle in Summe eine sehr negative Auswirkung auf den Jahresüberschuss Ihres Unternehmens. Wie sich ein Ausfall von nur einem Prozent Ihres Umsatzes (bei einer Rendite von 5 Prozent) auf Ihr Ergebnis auswirkt, zeigt die nachfolgende Tabelle:

Vor diesem Hintergrund ist es sehr ratsam, über einen wirksamen Schutz gegen Forderungsausfälle bzw. präventiv über Maßnahmen zur Kompensation von drohenden Schäden durch Forderungsausfälle nachzudenken. Die Versicherungswirtschaft hat dafür zahlreiche Lösungen im Angebot. Hier finden Sie eine kleine Übersicht dazu.

Dass ein solcher Versicherungsschutz nicht überbordend teuer sein muss findet man in dieser kleinen Broschüre (Beispiel auf Seite 6).

Die österreichischen Unternehmen kämpfen angesichts der Herausforderungen im B2B-Handel mit steigendem Liquiditätsdruck.

Zahlungsverzögerungen von Business-to-Business-Kunden (B2B) stellen für Unternehmen in Österreich nach wie vor eine große Herausforderung dar. 44 % der B2B-Rechnungen sind der aktuellen Atradius Studie[1] zufolge gegenwärtig branchenübergreifend überfällig. Sogar 6 % der Rechnungen sind dieser Studie nach in den letzten Monaten zu uneinbringlichen Forderungsausfällen geworden. Mögliche 8gravierende) Störungen des Cashflow sind die Folge. In erster Linie resultieren die Zahlungsverzögerungen der B2B-Kunden aus nachgelagerten Spätzahlungen entlang der Lieferkette (Den Letzten beißen die Hunde?).

Entsprechend der Atradius-Studie werden derzeit 42 % der B2B-Verkäufe in Österreich mittels Lieferantenkredit abgewickelt. Dieser leichte Anstieg im Vergleich zum Vorjahr und der prozentual hohe Anteil verdeutlichen die Bedeutung von Krediten als Instrument für das Kundenbeziehungsmanagement in Österreich.

Obwohl – oder vielleicht auch weil – sich das Zahlungsverhalten verschlechtert hat, haben die meisten Lieferanten ihre Zahlungsbedingungen stabil gehalten. Tendenziell haben sich die angebotenen Zahlungsziele eher verlängert als verkürzt. Das lässt vermuten, dass die Verkäufer einen starken Fokus auf die Kundenbindung legen und die bestehende Geschäftsverbindung – auch auf Kosten eines längeren Cash Conversion Cycles- auch in schwierigen Zeiten pflegen. Das trug auch dazu bei, dass die Days Sales Outstanding (DSO) in den letzten Monaten relativ konstant blieben sind.

Um Liquiditätslücken zu überbrücken, greifen österreichische Unternehmen meist auf Bankkredite und interne Finanzierungsquellen zurück. Beide Methoden sind zwar wirksam, um kurzfristig Abhilfe zu schaffen, verdeutlichen jedoch die Herausforderungen, denen Unternehmen bei der Erhaltung ihres Cashflows und der Aufrechterhaltung ihres Betriebs gegenüberstehen. Der Ausgleich kurzfristiger Liquiditätsengpässe durch Rückgriff auf interne Finanzierungsquellen kann auch zu einem Risiko für die langfristige finanzielle Stabilität des Unternehmens werden.

Die positive Nachricht ist bei all dem: Immerhin noch 50% aller Rechnungen werden nach wie vor pünktlich beglichen!

Aber wie geht es weiter? Wie werden zukünftige Entwicklungen eingeschätzt?

Die aktuelle Situation ist durch eine weit verbreitete Unsicherheit hinsichtlich der wirtschaftlichen und handelspolitischen Lage gekennzeichnet. Die zukünftige Entwicklung wird zurückhaltend beurteilt. 43 % der Unternehmen geben an, dass sie für das kommende Jahr ein höheres Insolvenzrisiko erwarten, während 49 % keine wesentlichen Veränderungen erwarten. Auch hinsichtlich der künftigen Forderungslaufzeiten (DSO) herrscht Vorsicht. Die meisten Unternehmen gehen davon aus, dass die Zahlungsfristen unverändert bleiben werden. Dies bedeutet, dass die Schaffung von Liquidität durch schnellere O2C-Prozesse in den kommenden Monaten weiterhin eine Herausforderung darstellen wird.

Der Vergleich der verschiedenen Wirtschaftssektoren zeigt durchaus größere Unterschiede hinsichtlich der zukünftigen Herausforderungen. Angesichts der hohen Volatilität und der zunehmenden Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen gewinnt ein strategisches Management der Zahlungsausfallrisiken zunehmend an Bedeutung.

[1] Mehr zur Studie unter: https://atradiuscollections.com/at/knowledge-and-research/reports/b2b-payment-practices-trends-austria-2025

Der KSV 1870 titelt in seinem aktuellen Newsletter: „Sparen als Gebot der Stunde“. 80 Prozent der Unternehmen in Österreich begegnen den jüngsten Herausforderungen mit Sparmaßnahmen mit „umfassenden“ Sparmaßnahmen. Der KSV 1870 schreibt u.a.: „Betriebe stehen auf der Bremse“, „Investitionsbereitschaft bleibt konstant niedrig“ und „Kreditaufnahmen auf Vorjahresniveau“.

Gerhard Wagner, Geschäftsführer der KSV1870 Information GmbH, vertritt den Standpunkt: „Strategische Weitsprünge auf Ebene der Investitionen sind damit eine Seltenheit geworden, doch das kann kein Modell auf Jahre sein.“ Denn von den verbleibenden Investitionen werden lediglich 38 Prozent in Innovationen und Weiterentwicklungen. Der überwiegende Teil, nämlich 42 Prozent werden nach seiner Aussage auf die Aufrechterhaltung der Betriebe verwendet. Und nur 16 Prozent auf Einzahlungen in das „Humankapital“. Die verbliebenen Investitionen werden in erster Linie aus dem Eigenkapital und dem Cashflow finanziert. Und damit sind wir spätestens jetzt im Credit- und Forderungsmanagement angekommen.

Im Credit- und Forderungsmanagement sind noch immer viele Prozesse, Teilprozesse und Prozessschritte im „Order to Cash-Prozess“ nicht digital unterstützt oder automatisiert. Die Prozesse sind komplex, zeitaufwendig, teuer und fehleranfällig. Sie können damit ohne Übertreibung als „Liquiditätskiller“ bezeichnet werden. Hinzu kommt, dass sie für die betroffenen Mitarbeiter häufig mit monotonen manuellen Arbeiten und viel Frust und Ärger in der Kommunikation mit säumigen Zahlern und internen Stellen verbunden sind.

Warum verwenden wir nicht ein wenig Kapital, um auch einmal im Credit- und Forderungsmanagement innovativ zu sein? Bereits mit einem sehr überschaubaren Mitteleinsatz können leistungsfähige Softwareapplikationen eingeführt und Mitarbeiter weitergebildet werden. Dazu sind bei der richtigen Softwareauswahl und der  richtigen Vorgehensweise keine „Monster-IT-Projekte“ erforderlich. Software as a Service und Cloudanwendungen ermöglichen eine schnell verfügbare, kostengünstige und leistungsfähige Unterstützung im Credit- und Forderungsmanagement.

Durch den Einsatz leistungsfähiger IT im Credit- und Forderungsmanagement werden die laufenden Kosten reduziert (Sparen ist das Gebot der Stunde), Abläufe beschleunigt, Liquidität erhöht, Kundenkommunikation und interne Kommunikation verbessert sowie Arbeitsplätze zeitgemäß und attraktiv gestaltet.

Andre Everts, Tiemeyer Gruppe (Geschäftsführer Süd) wurde bei der Softwareauswahl beispielsweise durch einen Business-Case überzeugt und begeistert, der sich innerhalb eines Jahres selbst deckt.

Sparen und investieren sind kein zwingender Gegensatz. Investitionen in Innovationen, die sowohl die Leistung verbessern als auch Kosten senken vereinen beides. Insbesondere dann, wenn sich die Investitionen in kürzester Zeit amortisieren.

Wir sollten daher ein wenig mehr Optimus wagen. Denn „Wirtschaft ist zu 50 Prozent Psychologie“[1]. Gerade im Credit- und Forderungsmanagement geht es in Zeiten schwieriger wirtschaftlicher Rahmenbedingungen nicht ohne einen Schuss gesunden Optimus. Würden wir bei jedem Kunden und jedem Auftrag vermuten, dass er ausfallen wird, käme unser Geschäft sehr schnell zum Erliegen. Mit jedem gewährten Lieferantenkredit ist immer auch eine Prise Zuversicht verbunden, dass der Kunde unsere Leistungen pünktlich und vollständig zahlen wird. Denn eine hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht. Wenn wir alle eine wenig optimistischer Denken und Handeln, wird das eine baldige Erholung der Wirtschaft sicherlich nicht be- oder verhindern.

[1] Wirtschaftswunder-Kanzler Ludwig Erhard soll das vor mehr als einem halben Jahrhundert gesagt haben.

Wie oft mahnen Sie Ihre säumigen Zahler, bevor Sie die offene Forderung an einen Rechtsanwalt oder an einen Inkassodienstleister zur weiteren Beitreibung abgeben?

Sehr viele Unternehmen mahnen nach unserer Kenntnis drei- oder viermal. In Österreich hat sich aber ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, obwohl keine bestimmte Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben ist.

Aber noch immer gibt es erstaunlicherweise Unternehmen, die tatsächlich neun- oder gar zehnmal außergerichtlich mahnen. Wie gut müssen diese Unternehmen wirtschaftlich aufgestellt sein, dass sie sich einen solchen Mahnprozess leisten können? Einerseits verfügen diese Gläubiger wahrscheinlich über sehr auskömmliche Margen, die ihnen den sehr hohen Aufwand im Mahnprozess erlauben. Andererseits wird aber auch deren Liquiditätslage hervorragend sein, wenn diese Unternehmen so lange auf die Geldeingänge warten können. Jedenfalls sollten diese Gläubiger aber – gerade auch bei Schlechtzahlern – eine vergleichsweise hohe Kundenbindung aufweisen.

Im Gegensatz dazu erfahren wir in jüngerer Vergangenheit aber zunehmend, dass Unternehmen die Häufigkeit ihrer Mahnungen reduzieren.

Welche Häufigkeit ist denn nun richtig oder empfehlenswert?

Die perfekte Anzahl außergerichtlicher Mahnstufen

Gibt es tatsächlich eine für alle Eventualitäten und Bedingungen gültige „richtige“ Anzahl außergerichtlicher Mahnungen? Wir glauben das nicht. Ob die Häufigkeit, mit der Sie eine offene Forderung anmahnen richtig oder perfekt ist, hängt von einigen Bedingungen ab. Einerseits spielt die Kategorie oder der Typ des Schuldners eine wesentliche Rolle. Andererseits ist aber auch die Zielsetzung, die Sie mit der Mahnung in erster Linie verfolgen, von großer Bedeutung. Nicht zuletzt hat aber auch Ihre eigene wirtschaftliche Situation einen nennenswerten Einfluss auf die Anzahl der außergerichtlichen Mahnungen, die als angemessen oder „perfekt“ bezeichnet werden kann.

Häufige außergerichtliche Mahnungen und einen späten Zahlungseingang muss man sich auch leisten können.

Gläubiger, deren Liquidität – grundsätzlich oder situativ – angespannt ist, haben kaum eine Alternative zu einem kurzen und schnellen Mahnprozess. Nur, wenn diese Gläubiger ihre Forderungen schnell eintreiben können, sind sie selbst in der Lage, ihren Zahlungsverpflichtungen pünktlich nachzukommen.

Verfügen die Gläubiger aber über reichlich liquide Mittel, besitzen sie die Möglichkeit – auch im Mahnprozess – sehr kunden- und serviceorientiert zu handeln. Kunden, die vorübergehend nicht zahlen können, gleichzeitig aber kooperativ sind und offen und transparent kommunizieren, können diese Gläubiger „mehr Leine lassen“. Allerdings ist es u.E. dann aber eher ratsam Rechnungen zu valutieren, eine temporäre Mahnsperre einzurichten, die Zahlung vorrübergehend zu stunden oder eine Ratenzahlungsvereinbarung abzuschließen, als öfter außergerichtlich zu mahnen.

Es kommt darauf an …

Ob es sinnvoll und erfolgreich ist, eine offene Rechnung mehrfach zur Zahlung anzumahnen hängt auch vom Schuldnertyp oder der Schuldnerkategorie ab. Die Schuldnerkategorie bestimmt sich nach den Gründen, die für die Nicht- oder Spätzahlung ausschlaggebend sind.

Es gibt z.B. die Kategorie der unorganisierten Schuldner. Als unorganisiert bezeichnen wir beispielsweise Kunden, die in der kaufmännischen Verwaltung sehr schlecht sind. In diese Kategorie gehören aber auch Kunden (i.d.R. größere Unternehmen), die überorganisiert sind und komplexe Freigabe- und Zahlungsprozesse installiert haben.

Bei Schuldnern in dieser Kategorie genügt überwiegend eine einzige Mahnung. Insbesondere dann, wenn die Mahnung auch noch eine Rechnungskopie beinhaltet, zahlen die Kunden mit der schlecht organisierten Verwaltung sehr schnell. Die überorganisierten Schuldnern melden sich zumindest und klären einen realistischen Zahlungstermin ab.

Eine andere Kategorie bilden die Kunden, die sich in einer wirtschaftlich schwierigen Situation befinden und zumindest temporär nicht zahlen können. Solche Kunden verhalten sich erfahrungsgemäß so lange still, solange sie nicht den Eindruck gewinnen, der Gläubiger steht kurz vor der Einleitung einschneidender Maßnahmen (z.B. Liefersperre oder Beauftragung Inkassounternehmen). Jede weitere Mahnung, die auf die erste Mahnung folgt, verschafft dem Schuldner Luft. Läuft es gut, kommt der Kunde zu Geld und die offene Rechnung wird nach der zweiten oder dritten Mahnung bezahlt. Kommt es aber schlecht, fällt der Kunde komplett aus und die Forderung muss zur Insolvenztabelle angemeldet werden. Je mehr Mahnstufen Sie haben, umso riskanter wird die Situation für Sie.

In einer weiteren Kategorie finden wir Kunden, die ihre Rechnungen pünktlich zahlen könnten, dies aber bewusst nicht tun. Diese Kunden nutzen den Lieferantenkredit sehr bewusst als Finanzierunginstrument. Sie verlängern den gewährten Lieferantenkredit einseitig bis zur maximal möglichen Dauer. Jede (weitere) außergerichtliche Mahnung unterstützt dieses (nicht vertragskonforme) Verhalten und spielt diesen Schuldnern in die Karten. Je mehr Mahnstufen Ihr Mahnprozess aufweist, umso mehr werden Sie von diesen Kunden „am Nasenring durch die Manege geführt“.

Das Ziel bestimmt die Richtung!

Neben der Schuldnerkategorie ist auch Ihre verfolgte Zielsetzung für die passende Häufigkeit der Mahnstufen entscheidend. Wir unterscheiden dabei i.d.R. zwischen dem Fokus auf die Zahlungsbeschleunigung und dem Fokus auf die Kundenbindung.

Wenn Ihr vordergründiges Interesse darin besteht, möglichst schnell den fälligen Rechnungsbetrag zu realisieren, dann ist eine sehr geringe Anzahl an Mahnstufen ratsam. Hier sollten Sie die säumigen Kunden bereits in der ersten (vielleicht auch einzigen außergerichtlichen) Mahnung sehr deutlich zur Zahlung auffordern und eventuelle Konsequenzen des Nichtzahlens aufzeigen. Selbstverständlich sollte bei diesem Zielschwerpunkt auch von Anfang an der Verzugsschaden geltend gemacht werden. Sehr häufig findet sich dieser Zielschwerpunkt bei Einmalkunden, Kleinstkunden, „abgetauchten“ Kunden in einer schwierigen wirtschaftlichen Lage und bei „Dauerkunden“ (Kunden, die nie pünktlich zahlen).

Liegen allerdings die Kundenbindung und die Kundenzufriedenheit  im Vordergrund Ihres Interesses, dann sollten Sie eher behutsam, in mehreren außergerichtlichen Maßnahmen mit vorsichtiger Eskalation der Ansprache mahnen. Solches Feingefühl im Mahnen ist insbesondere bei Key Account Kunden, Meinungsführern, strategisch wichtigen, zukünftig bedeutsamen Kunden und vor allem auch bei langjährigen Geschäftspartnern ratsam.

Einmal ist keinmal …

Unabhängig davon, ob eine Mahnung erforderlich ist, damit der Kunde in Verzug gerät und folglich Verzugsschaden geltend gemacht werden kann, sollten Sie in jedem Fall mindestens einmal außergerichtlich mahnen. Warum?

Aus drei Gründen:

1. Jeder von uns hat sicherlich schon einmal vergessen, eine Rechnung pünktlich zu zahlen. In einem solchen Fall wird die Rechnung nahezu unverzüglich nach Eingang der Mahnung beglichen. Schneller und kostengünstiger können Sie nicht an Ihr Geld kommen.
2. Es gehört zu den Handelsusancen, zu den Gepflogenheiten den säumigen Kunden (in der einen oder anderen moderaten Art und Weise) auf die offene Rechnung anzusprechen. Sofortige und unmittelbare juristische Schritte -oder auch außergerichtliche Maßnahmen durch teure externe Dienstleister – würden zu Recht auf Unverständnis der Schuldner stoßen. Damit würde nahezu jede Kundenbindung beschädigt.
3. Nur wenn Sie mit dem säumigen Kunden kommunizieren – und zwar direkt und unmittelbar – erfahren Sie etwas über den Kunden. Sie können dessen Situation gerade auch im Hinblick auf künftige Geschäfte einschätzen. Im besten Fall erfahren Sie, ob dort „ein verborgener Schatz schlummert“ oder ob beim Kunden „die Hütte brennt“.

Ob Sie dann weitere außergerichtliche Maßnahmen durchführen, hängt dann davon ab, wie Sie die Situation des Kunden einschätzen und welche Zielsetzungen Sie verfolgen.

Fazit

Viel ist nicht immer gut. Aber eine Einheitslösung, bei der alle Kunden schematisch gleichbehandelt werden, trägt weder dem unterschiedlichen Stellenwert, den die einzelnen Kunden für Sie haben, noch deren Zahlungsfähigkeit ausreichend Rechnung. Ein differenzierter und strukturierter Mahnprozess verspricht den besten Erfolg.