Liquidität durch Factoring: Ein paar Denkanstöße

In unseren jüngsten Beiträgen haben wir versucht, Ihnen Factoring als Instrument zur Lösung von Ausfallrisiken und Liquiditätsengpässen näher zu bringen. Wir hoffen, es ist uns gelungen.

Damit Factoring für Sie die angestrebte Wirkung entfalten kann, ist es unerlässlich, dass Sie sich im Vorfeld über Ihre Anforderungen möglichst klarwerden. Nur die Klarheit Ihrer Anforderungen ermöglicht es Ihnen -mit Unterstützung durch einen Fachmann/eine Fachfrau, aus dem vielfältigen und hochkomplexen Angebotsspektrum die am besten passende Lösung für Sie auszuwählen.

WAS WOLLEN SIE ERREICHEN?

Werden Sie sich klar über die Ziele, die Sie erreichen möchten. Denn ohne Ziel stimmt jede Richtung. Factoring kann mit sehr unterschiedlichen Zielsetzungen eingeführt werden:

• Wollen Sie lediglich eine flexible Finanzierung Ihrer Forderungen realisieren oder ist zusätzlich auch ein wirksamer Schutz vor potenziellen Forderungen für Sie wichtig?
• Wollen Sie die eigene Bearbeitung Ihrer Kunden nach der Rechnungsstellung so weit als möglich reduzieren und das Debitorenmanagement vom Factor beziehen? Oder sind die Beziehung und der After-Sales-Kontakt zu Ihren Kunden das Letzte, dass Sie outsourcen würden?
• Möchten Sie Ihre DSO dauerhaft reduzieren und dadurch den Cash Conversion Cycle nachhaltig verkürzen oder möchten Sie lediglich Ihre Bilanzkennzahlen zum Bilanzstichtag optimieren?
• Dürfen/Sollen Ihre Kunden wissen, dass Sie Ihre Forderungen verkaufen oder sollen die Kunden möglichst nichts davon erfahren.
• …

Zusätzlich zu den oben exemplarisch formulierten Fragen zur Factoringzielsetzung gibt es einige weitere Festlegungen, die Sie treffen müssen, damit Factoring die Effekte erzielt, die Sie anstreben.

Eine STRUKTURIERTE und ERFAHRUNGSGESTÜTZTE VORGEHENSWEISE ist unerlässlich

Wenn Sie Factoring in einem überschaubaren zeitlichen Rahmen realisieren und den eigenen Aufwand dabei  „im Rahmen“ halten wollen, ist eine systematische und strukturierte Herangehensweise unerlässlich. Dabei ist es wenig hilfreich, völlig unbedarft an die Sache heranzugehen und „Experimente zu machen“.

Damit in vertretbarer Zeit der passende Factor gefunden und die Factoringlösung implementiert werden kann, ist eine gründliche Analyse unerlässlich. Die Debitorenstruktur, die Alters- und Risikostruktur der Forderungen, Rechnungsstellungs- und Reklamationsprozesse etc. müssen dabei sehr genau betrachtet werden. Von einer solchen Analyse ist es abhängig, welcher Forderungsbestand bzw. welcher Ausschnitt aus dem Forderungsportfolio dem Markt angeboten wird. Je besser dieses Portfolio „passt“, umso schneller und treffender lassen sich Anbieter und Angebote finden, die den Anforderungen des Forderungsverkäufers genügen.

In der Regel münden die Anforderungen in einem Ausschreibungstext und -verfahren, in das nach einer gemeinsamen Vorauswahl (von Verkäufer und Berater) die Anbieter einbezogen werden, die einerseits die Anforderungen des Forderungsverkäufers an den potenziellen Käufer weitgehend erfüllen. Andererseits ist es natürlich entscheidend, dass die Factoringanbieter auch das Produkt- und Leistungsportfolio aufweisen, das den Zielen des Verkäufers weitgehend entspricht.

GUTE VORBEREITUNG ist zwar nicht alles, aber oft die HALBE MIETE.

Factoringinstitute kaufen Forderungen nicht ohne genaue Prüfung des zu erwerbenden Portfolios und des Verkäufers an. Auf diese Prüfung kann und sollte sich der Forderungsverkäufer vorbereiten. Reports und Analysen können vorbereitet werden, so dass Fragen zur Debitorenstruktur und zum Forderungsportfolio quasi sofort auf einem aktuellen Stand ausgewertet und beantwortet werden können.

Die Zeit, bis Interessensbekundungen bzw. Angebote eingehen und danach verglichen werden, sollte auch genutzt werden, um interne Prozesse wie Bonitätsprüfung, Forderungsabsicherung, Mahnung, Reklamationsbearbeitung etc. zu prüfen, zu optimieren und Prozessbeschreibungen zu vervollständigen.

Je besser der Verkäufer auf die Fragen des Käufers vorbereitet ist, umso schneller liegen entscheidungsreife Angebote vor.

Wichtig bei der Umsetzung des Factoring ist auch die Integration des wiederkehrenden Verkaufs- und Abrechnungsprozesses in die IT-Landschaft des Verkäufers. Nur dann, wenn der Ankauf und die Abrechnung der Forderungen weitgehend automatisiert abgewickelt werden können, ist ein effizientes Handling bei beiden Vertragspartnern möglich. Informationen zu Realisierung der Schnittstellen können zusammengetragen, Ressourcen zur Realisierung eingeplant und erste vorbereitende Arbeiten bereits ausgeführt werden.

Der Forderungsverkauf wird einige Debitorenprozesse verändern. Das wird sowohl die Mitarbeitenden als auch die Kund:innen tangieren. Mitarbeitende können bereits auf diese Veränderungen vorbereitet und geschult werden. Die Information und die Kommunikation mit den Kund:innen kann bereits abgestimmt und organisiert werden.

Ferner ist zu beachten, dass ggf. einige interne und/oder externe Stellen in die Entscheidungsfindung und Genehmigung involviert sein können. Regelmäßig sind Gesellschafter, Anwälte und Wirtschaftsprüfer zu konsultieren. Je früher und konkreter hier die Einbeziehung erfolgt, umso eher kann die Entscheidungsfindung und Genehmigung erfolgen.

WAS KANN ERREICHT WERDEN?

Wenn Sie die Auswahl und die Einführung mit erfahrenen Experten vornehmen, sind folgende Ergebnisse sehr wahrscheinlich:

• Regelmäßige Liquiditätszuflüsse im angestrebten Rahmen
• Absicherung der Forderungen/Kunden, die Sie benötigen
• Effiziente laufende Abwicklung der Verkaufs-, Prüfungs- und Abrechnungsprozesse
• Einhaltung aller steuerlichen und bilanzrechtlichen Vorschriften
• Verbesserung relevanter Unternehmenskennzahlen
• Verbesserung der Kundenbeziehung
• Steigerung der Flexibilität hinsichtlich der Kundenanforderungen an Zahlungsziele
• Verbesserung der Beziehung zu Lieferanten durch pünktliche Zahlung
• vermehrte Skontoausnutzung

FAZIT

Factoring kann helfen, aktuelle Herausforderungen besser zu meistern. Sie benötigen dazu erfahrene Partner und erprobte, strukturierte Vorgehensweisen. Wenn Sie solche Partner suchen, können Sie u.a. hier im Kreis unserer Mitglieder fündig werden.