Warum Sie sich mit der Automatisierung und Digitalisierung im Credit- und Forderungsmanagement befassen sollten
Sehr viele KMU haben, das vorhandene ERP-System einmal ausgenommen, außer der Nutzung von Excel keinerlei IT-Anwendungen im Credit- und Forderungsmanagement implementiert. Ein klein wenig mehr zu bieten hat eine zunehmende Zahl an Unternehmen, die darüber hinaus auch isolierte Anwendungen, Programme oder Portale einer Wirtschaftsauskunftei, einer Warenkreditversicherung und/oder eines Inkassodienstleisters nutzen. Diese Unternehmen sind sie zwar einen Schritt weiter, sie weisen aber einen Flickenteppich an isolierten Anwendungen auf. Nicht nur, dass es oft keine automatisierten Verbindungen zwischen den vereinzelten Applikationen gibt, der Flickenteppich weist i.d.R. auch einige Lücken (an durchaus wichtigen Stellen) in den Teilprozessen des Credit- und Forderungsmanagements auf.
Diese Lücken müssen dann die Mitarbeiter*innen in diesen Unternehmen füllen. Das ist zeitaufwendig, kosten-intensiv, fehleranfällig und für die betroffenen Personen sehr häufig frustrierend und ärgerlich. In dieser Art und Weise zu arbeiten ist nicht mehr zeitgemäß. Sowohl Mitarbeiter:innen als auch Kund:innen haben andere, weitergehende Erwartungen.
Was ist State of the art?
Wenn Sie ein KI-System nach den Mindestanforderungen an die IT-Unterstützung im Credit- und Forderungsmanagement von Unternehmen fragen, dann erhalten Sie z.B. folgende Antworten:
Technologische Basis und Integrationsfähigkeit
- Moderne, zukunftssichere Technologie, die sich in bestehende Systemlandschaften (z.B. ERP, CRM) integrieren lässt
- Schnittstellen zu relevanten externen Datenquellen wie Wirtschaftsauskunfteien und Kreditversicherungen
Funktionaler Mindestumfang
- Automatisierte Bonitätsprüfung und Kreditlimitverwaltung
- Workflow-Management für Genehmigungs- und Entscheidungsprozesse
- Transparente, nachvollziehbare Dokumentation aller Kreditentscheidungen und -prozess
- Digitalisierte Berichterstellung und Echtzeit-Performance-Monitoring
Datenintegrität und Qualität
- Sicherstellung der Datenqualität und -vollständigkeit durch lückenlose Überwachung und klar definierte Verantwortlichkeiten
- Zentrale Datenhaltung und -pflege, idealerweise mit Unterstützung durch eine Configuration Management Database (CMDB)
IT-Sicherheit und Compliance
- Erfüllung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen (z.B. MaRisk, BAIT, BSI IT-Grundschutz)
- Schutz sensibler Daten vor unbefugtem Zugriff und Cyberangriffen
- Angemessenes Notfallkonzept und klare Rollenverteilung im Systembetrieb
Skalierbarkeit und Modularität
- Möglichkeit zur Anpassung an Unternehmenswachstum und veränderte Anforderungen durch modulare Erweiterbarkeit
Nutzerfreundlichkeit und Transparenz
- Intuitive Bedienoberfläche, die schnelle und konsistente Entscheidungen ermöglicht
- Klare, nachvollziehbare Prozesse und transparente Darstellung von Kunden- und Risikodaten
Zuverlässigkeit und Performance
- Hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit, um unternehmenskritische Prozesse abzusichern
Fazit:
Eine IT-Lösung für das Credit Management muss mindestens technologische Integrationsfähigkeit, automatisierte und transparente Prozesse, hohe Datenqualität, IT-Sicherheit und Compliance, Skalierbarkeit sowie Nutzerfreundlichkeit gewährleisten, um den Anforderungen von Unternehmen und Aufsichtsbehörden gerecht zu werden.
Dienstleister im Bereich Credit- und Forderungsmanagement sind in dieser Frage eindeutig mehr als einen Schritt weiter.
Auskunfteien beschäftigen sich u.a. mit Fragestellungen, wie z.B. Informationen aus sozialen Medien und aus dem Internet genutzt werden können, um bessere, validere und zukunftsorientiertere Prognosen über potenzielle Forderungsausfälle bzw. Unternehmensinsolvenzen treffen zu können.
Fortschrittliche Inkassodienstleister nutzen bereits weitergehende Anwendungen: Eine KI (ein Chatbot) übernimmt Kundendialoge, führt einfache Verhandlungen und schließt digitale, rechtssichere Ratenzahlungsvereinbarungen selbstständig. Sie testen auch KI-Sprachassistenten, die telefonische Rückfragen beantworten und sofort Vereinbarungen mit den Schuldnern treffen. Gläubiger erhalten dadurch schneller ihr Geld. Weder beim Gläubiger noch beim Inkassodienstleister steigt dabei der Personalaufwand. In Zeiten fehlender Fachkräfte nicht unwichtig.
Verlieren Sie keine Zeit!
Der Prozess von der Kundenbestellung bis zum Eingang der Zahlung für die getätigte Lieferung oder die erbrachte Leistung (der sogenannte Order to Cash-Prozess bzw. O2C-Prozess) ist in vielen Unternehmen hochkomplex. Der O2C-Prozess ist in Teilprozesse gegliedert. Für viele davon sind gerade in KMU manuelle Tätigkeiten noch immer unentbehrlich. Manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche verursachen aber einen hohen zeitlichen und finanziellen Mehraufwand. Außerdem sind diese manuellen Teilprozesse fehleranfällig.
Die öffentliche Diskussion um das Thema Digitalisierung oder Automation, die zunehmende Volatilität und Komplexität der Rahmenbedingungen [wie z.B. die für November 2026 in Österreich anstehende Umsetzung der EU-Verbraucherkreditrichtlinie (EU 2023/2225, kurz CCD2)] und nicht zuletzt der anhaltende Fachkräftemangel, setzen die KMU zusätzlich zunehmend unter Druck und üben einen latenten Handlungszwang aus.
Und die Rahmenbedingungen werden weder schnell noch schlagartig besser werden. Der KSV 1870 schreibt z.B.: „Im Bereich der verspäteten Zahlungen kommt es aktuell zu mehr Komplettausfällen als noch vor einem Jahr. Jene, die nicht pünktlich bezahlen, begleichen ihre Rechnungen häufiger überhaupt nicht mehr, sodass diese Forderungen zur Gänze abgeschrieben werden müssen. Weiters fällt auf, dass sich die Zahlungsdauer der Privatkunden um zwei Tage erhöht hat.“[1]
Vor diesem Hintergrund sind manuelle und langwierige Prozesse im Credit- und Forderungsmanagement ein Liquiditätskiller erster Güte.
[1] Vgl.: https://www.ksv.at/magazin-forumksv/offene-rechnungen-schmerzpunkte-aktuellen-zahlungsverhalten
